Nghiên cứu cho thấy trung bình mỗi nhân viên mất thêm 3 tháng để hoàn toàn làm quen và bắt đầu chứng tỏ mình trong công việc. Như vậy người làm nhân sự có 2 thách thức lớn, một là tận dụng được tối đa khoảng thời gian 3 tháng này hoặc lý tưởng là rút ngắn được nó. Hai là làm thế nào để trong thời gian 3 tháng này họ cảm thấy yên tâm cũng như hài lòng hơn với vị trí công việc hiện tại mà ở lại lâu hơn với doanh nghiệp. Một quy trình onboarding hiệu quả sẽ giải quyết hai thách thức này.
Onboarding là gì?
Onboarding dịch nôm na là nhập môn cho
nhân viên mới. Nhập môn là quá trình giúp nhân viên gia nhập và điều
chỉnh cho hài hòa với vị trí mới và chương trình đào tạo nội bộ, kể cả phương diện kết quả công việc
hay phương diện văn hóa doanh nghiệp.
Trong quá trình đó, nhân viên mới sẽ học được thái độ, kiến thức, kỹ
năng và hành vi cần thiết với vị trí công việc. Họ hòa nhập càng nhanh
thì kết quả công việc càng tốt và thành tựu đóng góp cho doanh nghiệp
cũng nhiều hơn.
Quy trình onboarding của các doanh nghiệp
cũng có nhiều khác biệt, chủ yếu do quy mô tuyển dụng và thủ tục ở từng
doanh nghiệp có sự khác nhau. Cũng đôi khi, nó phụ thuộc vào sự sẵn lòng
giúp đỡ của nhân viên hiện tại. Nhiều doanh nghiệp ưa thích quy trình
nghiêm ngặt với hệ thống rõ ràng - điều này có thể khó khăn nếu bạn
tuyển số lượng người lớn. Cũng có các doanh nghiệp onboarding theo cách
giao việc cho nhân viên mới để họ tự nỗ lực và khám phá ra đâu là thứ họ
cần biết. Dù là theo quy trình nào đi chăng nữa thì hãy cứ triển khai
một quy trình, bởi nếu bạn không hề đả động tới onboarding cho người
mới, họ sẽ bị bối rối không biết nên thể hiện bản thân mình như thế nào
và làm sao để biết hết các quy tắc tại nơi làm việc.
Tầm quan trọng của onboarding
Công việc của người làm nhân sự - tuyển
dụng không kết thúc khi ứng viên đồng ý với job offer từ doanh nghiệp.
Onboarding là hoạt động bước đệm vô cùng quan trọng để công đoạn tuyển
dụng thực sự chứng minh được hiệu quả của nó.
Trong onboarding, một chương trình định
hướng chính thức và một kế hoạch giới thiệu bằng văn bản là phương pháp
chuyên nghiệp và rõ ràng nhất. Tuy nhiên, nhân viên mới dường như lại để
ý nhiều hơn tới các yếu tố nhỏ nhặt. Họ có được chào đón nồng nhiệt vào
ngày đầu tiên đến văn phòng hay không? Liệu họ có một chỗ làm việc cố
định ngay lập tức cùng với khóa đào tạo giảng viên? Có ai đưa họ đi ăn trưa và hướng dẫn họ cách mua đồ ở
canteen toà nhà hay không? Ai sẽ là người hướng dẫn họ cách sử dụng mạng cộng tác nội bộ của doanh nghiệp?
Đây có thể coi là cơ sở để nhân viên mới nhìn nhận một cách thực tế về EVP doanh nghiệp, và quyết định xem mình có mong muốn gắn bó lâu dài hay không.
Các nghiên cứu cho thấy 33% nhân viên đưa
ra quyết định gắn bó với một công ty hoặc nghỉ việc chỉ trong vòng 30
ngày đầu tiên onboard.
Nếu doanh nghiệp không thực hiện hoặc thất
bại trong quá trình onboarding, nhân viên mới có nguy cơ sẽ cảm thấy
chán nản, không hoà nhập, không có cơ hội phát triển,... và nảy sinh suy
nghĩ rời bỏ. Ngược lại, onboarding thành công sẽ nâng cao hình ảnh
doanh nghiệp trong mắt nhân viên mới, mang lại một hi vọng tươi sáng cho
họ và giúp họ có được nền tảng kiến thức vững chắc để đảm nhận công
việc.
Nếu tuyển dụng đã tốn nhiều công sức tạo trải nghiệm tốt nhất cho ứng viên để biến
các ứng viên tiềm năng thành nhân viên thử việc cho doanh nghiệp, thì
onboarding chính là quy trình “chốt sales” mang về cho doanh nghiệp
những nhân viên chính thức đáng mơ ước.
Quy trình onboarding hiệu quả
Kỳ thực một quy trình onboarding hiệu quả bắt đầu trước cả khi bạn bắt đầu tuyển nhân viên mới.
1. Trước khi tuyển dụng
Khoảng thời gian trước khi tuyển dụng
người mới, bạn nên chuẩn bị "hậu cần" thật sẵn sàng. Thứ nhất vì chúng
thực sự tốn thời gian. Thứ hai là vì chúng sẽ không thay đổi cho dù bạn
có tuyển ai đi chăng nữa.
-
Chuẩn bị không gian làm việc: Bạn đã có văn phòng, hoặc bàn làm việc trống? Chúng có trong trạng thái tốt không? Có đủ ngăn kéo có khoá để cất giữ những giấy tờ quan trọng?
-
Chuẩn bị các trang thiết bị phục vụ công việc: Máy tính này có sẵn sàng để sử dụng và phù hợp với vị trí tuyển dụng không? Đã được kết nối internet hay chưa?
Việc chuẩn bị này tưởng như nhỏ nhặt nhưng
lại vô cùng cần thiết. Không có ấn tượng đầu tiên nào tệ hơn là việc
đến một văn phòng chưa được set up và cảm thấy mình không hề được chào
đón ở đây.
2. Khi nhân viên bắt đầu làm việc
Mục tiêu trong ngày làm việc đầu của nhân
viên là giúp họ xác định được tầm nhìn trước mắt và giới thiệu để họ rõ
về mục tiêu công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của họ ở doanh nghiệp cũng như chương trình train the trainer .
Ngoài ra, việc tương tác với đồng nghiệp mới cũng vô cùng quan trọng.
Ở một số doanh nghiệp, nhân viên mới được
ưu ái bằng việc được mời đi ăn trưa ở ngoài trong ngày đầu đến nhậm
chức. Điều này giúp nhân viên cảm nhận được thịnh tình từ phía doanh
nghiệp. Họ biết rằng phía đồng nghiệp cũng mong muốn xây dựng quan hệ
với mình và họ sẽ dễ dàng trở nên cởi mở hơn.
Việc nắm được về tầm nhìn - sứ mệnh - giá
trị cốt lõi của doanh nghiệp cũng rất quan trọng. Nhân viên mới có thể
dựa trên đó để có ứng xử phù hợp với nguyên tắc chung.
Đôi khi các nhân viên hiện tại có thể cảm
thấy vị trí của mình bị đe dọa bởi sự xuất hiện của nhân viên mới. Vì
vậy, hãy làm rõ vai trò trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm, phổ
biến qua với nhân viên cũ để họ hiểu được nên phối hợp với nhân viên mới
như thế nào.
Một số công việc bạn cần thực hiện ở bước này là:
-
Nhận thông tin cá nhân và ký kết các thủ tục giấy tờ cần thiết: hợp đồng thử việc, cam kết bảo mật thông tin, phiếu đăng ký làm vé xe,...
-
Soạn thảo sẵn và cung cấp các tài liệu nội bộ: mẫu quyết định tuyển dụng, quy chế lương thưởng, quy tắc làm việc, sơ đồ cấu trúc doanh nghiệp, quy trình làm việc và hệ thống quản lý phòng ban, hướng dẫn sử dụng các phần mềm chung,...
-
Thông báo với các bộ phận hỗ trợ như HR, IT, Kế toán,... về sự có mặt của nhân viên mới
-
Tạo lập và bổ sung tài khoản của họ vào các kênh truyền thông như email, group chat, hệ thống tương tác nội bộ Base Inside,...
-
Xây dựng KPI, kế hoạch công việc, OKRs,... cho ứng viên
3. Sau khi nhân viên đã vào làm việc75% nhân viên cho rằng việc training trong tuần đầu tiên làm việc là vô cùng quan trọng. Họ muốn hiểu rõ hơn về vị trí này, về các công cụ và kỹ năng mà họ sẽ được học để xử lý công việc. Dĩ nhiên bộ phận nhân sự không muốn dồn dập đưa ra quá nhiều thông tin cho nhân viên nhưng lại muốn họ thể hiện hiệu quả công việc ngay lập tức, vậy nên giải pháp cân bằng tốt nhất cho cả đôi bên là một lộ trình “training on job” - training dựa trên chính công việc thực tế.Nếu có thể, nên tạo điều kiện để nhân viên mới có một người cố vấn hoặc người hướng dẫn trong doanh nghiệp. Việc có người giúp đỡ sẽ giúp họ làm quen nhanh hơn với môi trường và học hỏi được nhiều hơn. Bạn có thể cử một nhân viên dày dặn theo kèm một nhân viên mới ít kinh nghiệm, hoặc thành lập một nhóm nhỏ chuyên giải đáp mọi câu hỏi được đưa ra từ những người mới.
