Bạn cần rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch nếu thường xuyên gặp phải tình trạng không hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Một bản kế hoạch thường sẽ bao gồm danh sách các công việc được sắp xếp theo lịch trình có thời hạn và nguồn lực rõ ràng; được ấn định những mục tiêu cụ thể và có kèm theo các biện pháp thực thi để theo đuổi, đáp ứng mục đích cuối cùng. Mặt khác, cá nhân mỗi người luôn có những mong muốn, dự định và mục tiêu riêng.
Vì vậy, một bản kế hoạch làm việc chi tiết và bài bản chính là "chìa khóa" để thực hiện được các nguyện vọng của bạn. Hãy cùng tìm hiểu kỹ năng lập kế hoạch dưới đây.
Lập kế hoạch tốt giúp bạn có khả năng gì?
- Tư duy có hệ thống, có thể tiên liệu được các tình huống bất ngờ
- Biết cách tổ chức, phối hợp và sử dụng nguồn lực sẵn có một cách hợp lý để xử lý tất cả các vấn đề
- Sẵn sàng ứng phó với những thay đổi
Cách viết một bản kế hoạch
Để viết một bản kế hoạch hoàn chỉnh, bạn cần xác định được các yếu tố sau đây:
- Mục tiêu, yêu cầu công việc
- Nội dung công việc
- Địa điểm, thời gian và người thực hiện kế hoạch
- Cách thức thực hiện
- Phương pháp kiểm soát và kiểm tra
- Nguồn lực thực hiện
Các bước để lập một bản kế hoạch
1. Xác định mục tiêu
Để lập kế hoạch cho công việc của bạn nhanh chóng đạt được hiệu quả và thành công, trước tiên bạn phải quan tâm đến:
- Lý do bạn làm công việc này
- Vai trò, ý nghĩa đối với sự nghiệp, công ty của bạn
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện
Trước khi thực hiện một công việc, bạn nên tìm hiểu rõ về nó, xác định trước những yêu cầu kèm theo các mục tiêu muốn hướng tới. Từ đó, bản đánh giá công việc sau này của bạn sẽ thể hiện rõ được các ưu và nhược điểm của bản kế hoạch.
2. Xác định nội dung của công việc
Sau khi đã tìm hiểu kỹ công việc của mình, bạn cần nêu rõ từng bước để thực hiện với nội dung cụ thể. Bạn cần trả lời các câu hỏi:
- Làm thế nào để hoàn thành các bước trong công việc?
- Nên chuẩn bị trước những tài liệu hướng dẫn liên quan nào?
- Thời hạn và tiêu chuẩn thực hiện công việc là gì?
- Các nguồn lực (con người, thiết bị, máy móc) hỗ trợ cho công việc (nếu có) là gì?
3. Xác định công việc đó được thực hiện ở đâu, khi nào và ai là người thực hiện
Tương ứng với mỗi vấn đề, bạn cần trả lời các câu hỏi liên quan sau đây:
Ở đâu?
- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Có những công đoạn nào cần kiểm tra?
Thời gian:
- Thời gian thực hiện bắt đầu khi nào?
- Khi nào bàn giao?
- Khi nào kết thúc?
Để xác định được thời hạn hoàn thành, bạn phải biết mức độ khẩn cấp và quan trọng của từng việc để chọn lựa cái nào nên làm trước, cái nào làm sau.
>> Xem thêm: lập kế hoạch và quản lý thời gian
Có 4 loại công việc khác nhau:
- Công việc quan trọng và khẩn cấp
- Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
- Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp
Bạn nên thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
Ai?
- Ai làm việc đó?
- Ai kiểm tra?
- Ai hỗ trợ?
- Ai chịu trách nhiệm?
4. Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc
Bạn có thể sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng hoặc theo trình tự thời gian/đối tượng tiến hành. Việc này sẽ giúp bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm được thời gian và nguồn lực. Đây là một trong những yếu tố quan trọng khi bạn muốn rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch.
5. Tập trung thực hiện kế hoạch
Sự tập trung giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm được thời gian. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn chỉ làm một việc duy nhất trong một khoảng thời gian dài. Nếu có thể, bạn nên học cách xử lý nhiều công việc một lúc trong ngày, nhưng hoàn thành theo thứ tự ưu tiên kèm theo các mốc thời hạn cụ thể.
6. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Trên thực tế, nhiều bản kế hoạch trở nên "lỗi thời" với những gì đang xảy ra. Điều bạn cần làm ngay lúc này là dành một khoảng thời gian hợp lý để xử lý các sự cố và điều chỉnh kịp thời bản kế hoạch.
Mặt khác, trong quá trình lên kế hoạch, bạn phải dự trù, liệt kê toàn bộ những khó khăn có thể gặp phải và từ đó đưa ra các phương án giải quyết dự phòng.
7. Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch
Để biết bản thân đã làm công việc đến đâu, có hoàn thành mục tiêu đúng hạn hay không, bạn sẽ phải liên tục kiểm tra và đốc thúc bản thân xử lý mọi việc đúng với kế hoạch đề ra.
Một kế hoạch được chuẩn bị kỹ lưỡng, cập nhật và chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp bạn đánh giá chính xác được chất lượng của các công việc theo từng giai đoạn. Vì vậy, rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức và giải quyết được công việc một cách hợp lý nhất.