Nhà tuyển dụng thường đánh giá nhân viên (Tiêu chí đánh giá nhân viên) qua báo cáo hằng năm, tuy nhiên 1 năm 1 lần thì không đủ để đánh giá chất lượng cũng như năng lực làm việc của nhân viên ngày càng tăng hay giảm sút. Việc đánh giá chất lượng cũng như năng lực của nhân viên không được đi đôi với quy trình đào tạo và huấn luyện nhân viên thì khó nhận biết được nhân viên đó làm việc có ngày càng hiệu quả hay không?
Đào Tạo Và Huấn Luyện Nhân Viên Như Thế Nào Là Hiệu Quả?
Quá trình đào tạo và huấn luyện nhân viên sẽ tạo cho nhân viên có cơ hội phát triển kiến thức, kỹ năng. Từ đó sẽ có thêm nhiều kiến thức mới, kỹ năng mới và công việc sẽ trở nên hiệu quả hơn. Cùng VMP tìm hiểu 7 bước đào tạo và huấn luyện nhân viên hiệu quả:
Bước 1: Xây dựng quan hệ.
Quy trình đào tạo hiệu quả thì cần phải có sự tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau giữa người quản lý và nhân viên. Đây không phải là khóa học ngắn ngày mà là quá trình học hỏi lâu dài và cần có sự hiểu biết và tin tưởng lẫn nhau. Nếu không xậy dựng được mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên thì việc đào tạo này chỉ mất thời gian và không đem lại hiệu quả thực sự của việc đào tạo.
Bước 2: Xác định mục tiêu
Trước khi triển khai chương trình đào tạo, huấn luyện cho nhân viên, điều quan trọng là người quản lý cần xác định rõ mục tiêu cũng như lý do thực hiện chương trình đào tạo.
Không nên dùng những lý do mang tính tích cực như: Doanh thu ngày càng thấp, chưa có kỉ luật trong tác phong làm việc… những lý do mang tính tiêu cực này sẽ là gánh nặng và làm giảm tinh thần của nhân viên gây mất tập trung, sự hứng thú và làm giảm hiệu quả của chương trình đào tạo và huấn luyện.
kỹ năng dành cho nhà quản lý: Tải tài liệu huấn luyện nhân viên
Bước 3: Điều chỉnh hành vi.
Sau khi đã thỏa thuận rõ ràng về những hành vi đã và chưa hiệu quả đang xảy ra trong công việc. Người quản lý cần khéo léo khi đề cập đến những hành vi điển hình trong môi trường làm việc, để chỉ cho nhân viên thấy được hành vi đó chưa hiệu quả ở chỗ nào?
Lưu ý là: Người quản lý đề cập thẳng vào vấn đề, hành vi không phải là để chỉ trích mà là để giúp nhân viên nhận ra tính hiệu quả thấp trong công việc hiện tại và dẫn dắt họ tìm ra hướng giải quyết tốt hơn để cải thiện khả năng cũng như hiệu quả trong công việc.
Các bước cần làm rõ hành vi như sau:
– Đưa ra các hành vi đang xảy ra tại công sở.
– Phân tích rõ yêu cầu và mục tiêu mà nhà quản lý muốn nhân viên hoàn thành được trong tình huống đó.
Cần làm rõ hiệu quả của hình vi đó:
– Yêu cầu nhân viên đưa ra ý kiến và nhận xét về hậu quả của hành vi đang tồn tại.
– Yêu cầu nhân viên đưa ra thỏa thuận về những hành vi này.
Bước 4: Đề xuất giải pháp.
Sau khi đã chỉ ra những hành vi cụ thể và hậu quả của những hành vi chưa thích hợp mang lại. Tiếp theo là nhà quản lý hỗ trợ cho nhân viên tự đưa ra nhiều giải pháp khắc phục.
Hãy nhớ rằng đừng chen ngang hoặc sắp đặt những giải pháp của nhân viên, thay vào đó hãy đưa ra gợi ý, thảo luận về mặt tích cực và tiêu cực để nhân viên hiểu rõ giải pháp đó hiệu quả nhất hay chưa?
Chú ý: Bước này không đơn giản chỉ là tìm ra giải pháp để thay thế mà là để tìm ra tối đa số lượng giải pháp, để cho nhân viên thảo luận về ưu điểm và nhược điểm của họ. Nhà quản lý nên chấp nhận những giải pháp của nhân viên, làm rõ ràng những lợi ích và hạn chế của giải pháp đó và gợi ý thêm những vấn đề giúp cho giải pháp đó có thể giải quyết công việc tốt hơn, hiệu quả hơn.
Bước 5: Cam kết hành động
Đây chính là lúc mà nhà quản lý giúp nhân viên chọn ra một giải pháp hiệu quả nhất để thay thế.
Người quản lý cần yêu cầu đưa ra cam kết về những việc cần phải thực hiện để hoàn thành. Đừng lựa chọn thay cho nhân mà hãy khuyến khích họ hành động và khen ngợi khi họ thành công.
Bước 6: Phân tích biện minh
Trong quá trình đào tạo và huấn luyện nhân viên sẽ đưa ra các lý do biện minh cho hành động của mình.
Nhà quản lý hãy khéo léo trình bày mục tiêu mà quy trình đào tạo, huấn luyện để khích lệ tinh thần, cũng như để cải thiện chất lượng của công việc, không nhằm mục đích hiềm khích cá nhân mà cần có thái độ cởi mở, thẳng thắn và công bằng.
Bên cạnh đó, hãy tích cực ghi nhân những lý do mà nhân viên bào chữa và bày tỏ sự cảm thông và thấu hiểu đối với lý do đó.
Bước 7: Phản hồi – khen thưởng
Nhà quản lý cần liên tục phản hồi với nhân viên để sửa lỗi và khen thưởng khi làm tốt.
4 điều quan trọng khi phản hồi với nhân viên:
1. Phản hồi kịp thời: Nhà quản lý cần tương tác ngay sau khi nhân viên phản hồi. Tránh để lâu sẽ gây nên cho nhân viên có cảm giác nản và mất tinh thần.
2. Cụ thể: Đừng quá mơ hồ mà hãy nhận xét cụ thể, đúng vấn đề. Cung cấp đầy đủ thông tin về hành động mà quản lý cần nhân viên phát hay và hạn chế.
3. Tập trung vào vấn đề đang diễn ra: Tránh những ý kiến mang tính quyết định mà hãy dùng những câu như: “Tôi thấy là…”, “theo tôi thì…” rồi đề cập đến hành vi. Tập trung vào việc thay đổi hành vi chứ không áp đặt bắt nhân viên phải thực hiện theo.
4. Luôn tỏ ra thái độ điềm tĩnh, chân thành: Đừng tỏ thái độ giận dữ, thất vọng hay chê bai khi nhân viên làm chưa tốt.
Việc phản hồi kích thích tăng cường hiệu quả công việc. Nhân viên không cảm thấy gò bó khi thay đổi, họ cảm thấy được công nhận và được đánh giá cao sau quá trình đào tạo, huấn luyện. Việc phản hồi mang tính chất xử lý kém sẽ dẫn đến xung đột giữa nhân viên và nhà quản lý, ngược lại khi phản hồi được xử lý tốt, nhân viên sẽ được ảnh hưởng tích cực từ người quản lý và nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công việc.
Lưu ý: Để quy trình đạo tạo và huấn luyện nhân viên đạt hiệu quả thì chúng ta (Nhà quản lý chuyên nghiệp) cần phải có những công cụ đo lường chất lượng công việc sau quá trình đào tạo.
Xem thêm: Khóa học coaching skills