Để hoạt động thông suốt và trơn tru, tổ chức lớn nào cũng cần có hệ thống cấp bậc quản lý. Quản lý giỏi là người có khả năng hòa nhập vào môi trường xung quanh, thỉnh thoảng thực hiện một số thay đổi nhỏ nhằm đem lại hiệu quả công việc tuyệt vời. Trở thành quản lý giỏi là lãnh đạo bằng cách nêu gương. Đó là một trong những vị trí khó khăn nhất: phần vì bạn sẽ phải quản lý kỳ vọng của những người khác, phần vì đó là nhiệm vụ rất ít được ghi nhận. Dù vậy, một số bí quyết chuyên môn sẽ giúp bạn quản lý thành công mọi trách nhiệm của mình một cách đầy phong cách và hứng khởi.
Tạo động lực cho nhân viên
- 1Động viên mọi người. Tại sao họ lại làm việc ở đây? Điều gì giúp tổ chức của bạn giữ chân được nhân viên và ngăn họ chuyển sang đơn vị khác? Điều gì làm nên một ngày tuyệt vời? Điều gì khiến nhân viên của bạn kiên trì với tổ chức sau một ngày hay một tuần tồi tệ? Đừng tự cho là vì vấn đề tiền bạc – hầu hết mọi người đều phức tạp hơn thế.
- Nhớ rằng tất cả chúng ta đều trân trọng những điều khiến ta trở nên tuyệt vời. Nếu bạn quản lý nhân viên bằng cách tôn trọng những giá trị của cả đội, họ sẽ nỗ lực hết mình để đáp lại sự tôn trọng đó.
- Thường xuyên hỏi thăm cảm nhận của nhân viên về công việc của họ. Khuyến khích họ thành thật với bạn. Tiếp đó, hành động dựa trên câu trả lời mà bạn nhận được.
- Đem lại những quyền lợi mà họ coi trọng. Nếu đó là sức khỏe, hãy cho họ thời gian đến phòng tập và rèn luyện cơ thể. Nếu đó là gia đình, hãy tôn trọng thời gian mà có thể họ sẽ cần để đưa đón con đi học.
CHLOE CARMICHAEL, PHD
Nhà tâm lý học lâm sàngLàm theo tư duy quản lý có thể là một sự điều chỉnh. Tiến sĩ Chloe Carmichael, nhà tâm lý học được cấp phép cho biết: "Những điều giúp bạn thành công trong bước đầu của sự nghiệp chưa chắc đã là những điều giúp bạn trở thành một nhà quản lý thành công. Khi là thành viên trong một nhóm, bạn có thể sẽ nhận được nhiều sự chú ý vì lòng kính trọng dành cho sếp. Nhưng khi trở thành quản lý, bạn sẽ phải học cách để phân bổ trách nhiệm, đánh giá hiệu quả công việc và đặt ra ranh giới với cấp dưới".
- 2Giúp mọi người có tâm trạng tốt. Người quản lý thành công là người có khả năng nhận diện ưu điểm của nhân viên và thi thoảng đưa ra những lời khen ngợi. Đó là bởi vì họ biết rằng hạnh phúc làm nên năng suất lao động. Hãy cố làm điều đó cả công khai lẫn riêng tư.
- Chẳng hạn như trong cuộc họp với cấp trên, hãy đề cập đến việc mà một trong những nhân viên của bạn đã làm tốt. Nếu tình cờ người cấp trên này nhắc đến chuyện này với nhân viên đó, nhiều khả năng nhân viên sẽ cảm thấy sự trân trọng và nỗ lực khen ngợi họ từ bạn. Những lời khen ngợi như vậy sẽ luôn được ghi nhận.
- Khen riêng với nhân viên về việc mà họ đã làm tốt. Hãy nói với họ khi có dịp và đi thẳng vào chi tiết. Dù ngắn đến đâu, một cuộc trò chuyện riêng tư cũng có thể tác động tích cực đến tâm trạng của người nghe và giúp họ trở nên năng nổ hơn trong công việc.
- 3Thi thoảng nhắc để nhân viên biết bạn trân trọng họ đến thế nào. Bạn chỉ việc ra ngoài và nói điều đó. Mời họ đi uống cà phê và cho họ biết bạn ghi nhận điều gì ở họ: làm việc chăm chỉ, động viên những người khác một cách hiệu quả, dễ tiếp thu, tuân thủ nguyên tắc hay nỗ lực trên cả kỳ vọng, luôn làm bạn vui, v.v. Khi ý thức được bản thân được trân trọng đến mức nào, nhân viên sẽ nỗ lực hơn, yêu thích những điều mình làm và truyền niềm hạnh phúc tinh thần ấy cho những người khác nữa.
- 4Đối xử công bằng với mọi người. Đa số chúng ta chưa có thái độ bình bẳng với mọi người ở mức độ cần thiết. Nhiều khi sự thiên vị xảy ra mà chúng ta không để ý. Chúng ta có khuynh hướng thừa nhận công sức của những người khiến chúng ta nhớ về bản thân mình hoặc những người thật sự thích chúng ta, chứ không phải người có những đóng góp lớn nhất cho tổ chức. Về lâu dài, chính những người có đóng góp lớn mới là người giúp tổ chức phát triển đến mục tiêu đặt ra, vậy nên bạn cần nhìn nhận hành vi của mình để đảm bảo bạn không bất công với họ một cách vô tình, cho dù họ tạo ấn tượng rằng thái độ tích cực của bạn không ảnh hưởng đến họ. Một số người e thẹn trước lời nhận xét tích cực của người khác nhưng trong lòng họ rất trân trọng.
- 5Đối xử tốt với nhân viên. Nếu bạn đối xử tốt với công nhân của mình và họ hạnh phúc với công việc đang làm, họ sẽ đối xử tốt lại với khách hàng và nuôi dưỡng hình ảnh của công ty. Hoặc là, họ sẽ đối xử tương tự với nhân viên của họ và duy trì văn hóa doanh nghiệp tích cực.AD
Phần2Đặt mục tiêu
Phần2
- 1Hứa ít, làm nhiều. Ý tưởng này có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống, nhưng với riêng với lĩnh vực quản lý thì đây chính là một câu thần chú tuyệt vời. Bạn muốn trở thành người có những mục tiêu xa vời mà nhân viên không thể nào đáp ứng nổi hay trở thành người đặt ra những mục tiêu sát thực và rồi còn vượt xa hơn thế nữa? Dù chỉ là vấn đề về mặt hình ảnh, nhưng hình ảnh ấy lại là cực kỳ quan trọng.
- Đừng là kiểu người không bao giờ biết đặt mục tiêu cao và xa hơn. Đặt ra những mục tiêu sát thực không có nghĩa là luôn dè dặt, không bao giờ hướng đến những mục tiêu lớn. Người quản lý không bao giờ làm điều gì đó vượt quá khả năng của mình có thể sẽ được nhìn nhận là thiếu tham vọng. Đừng quên là đến cả những tay chơi bài bảo thủ cũng biết rằng thi thoảng họ sẽ phải 'đặt hết'.
- 2Đảm bảo rằng từng nhân viên đều nhận thức rõ về kỳ vọng. Mục tiêu rõ ràng, cụ thể sẽ giúp người lao động được chủ động và tập trung trong công việc. Hãy vạch ra kết quả mong muốn, thời hạn hoàn thành và điều mà bạn sẽ làm với kết quả đó một cách rõ ràng.
- 3Đưa ra phản hồi hướng đến mục tiêu cần đạt được. Việc đưa ra phản hồi nhanh, tập trung vào công việc có thể giúp ích cho sự cải thiện của nhân viên. Hãy gặp mặt theo nhóm nhỏ hoặc trao đổi trực tiếp một đối một và nhận xét một cách chi tiết.
- Lên lịch phản hồi. Hãy phản hồi một cách thường xuyên để nhân viên nắm được thời điểm phản hồi được đưa ra, và từ đó sắp xếp công việc cho phù hợp.
- 4Đảm bảo rằng bản thân đáp ứng được những tiêu chuẩn cao nhất. Tất cả chúng ta đều biết kiểu quản lý không ngừng quát tháo và than phiền một cách chua cay khi ai đó phạm sai lầm nhưng lại 'cho qua' khi chính họ là người thất bại. Lý tưởng nhất hãy đòi hỏi ở mình nhiều hơn những gì mà bạn đòi hỏi ở nhân viên. Điều này có thể đem lại hiệu ứng thẩm thấu: Nhìn vào những mục tiêu, chuẩn mực mà bạn tự đặt ra cho bản thân, từ sự ngưỡng mộ và lòng tôn trọng, nhân viên sẽ muốn cạnh tranh với bạn.
Phần3Giao phó trách nhiệm
Phần3
- 1Ủy quyền. Bạn là quản lý là bởi vì bạn làm tốt ở phần việc của mình. Thế nhưng, điều đó không có nghĩa bạn phải giỏi tất cả mọi thứ. Dưới tư cách quản lý, việc của bạn là chỉ dẫn cho người khác cách để hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ. Giao cho mọi người những nhiệm vụ có thể sửa chữa được nếu họ làm không đúng. Tận dụng cơ hội để chỉ dẫn và trao quyền cho nhân viên. Tiếp đó, từ từ giao nhiệm vụ với trách nhiệm lớn hơn một khi đã hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của họ.
- Học cách lường trước mọi vấn đề có thể họ sẽ gặp phải. Từ đó, hướng dẫn một cách phù hợp trước khi họ bắt đầu.
- 2Phân công những nhiệm vụ khiến nhân viên phải cố gắng tối đa. Khi họ bắt đầu đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn và chứng tỏ được khả năng của mình, hãy giao cho họ những nhiệm vụ sẽ mở rộng kỹ năng và giúp họ tự chủ hơn trong công việc. Bạn sẽ không chỉ khám phá được nhân viên của mình có thể đảm đương đến mức độ nào mà còn giúp họ trở thành những nhân viên có giá trị hơn với công ty.
- 3Nhận trách nhiệm cho lỗi lầm của nhân viên. Khi ai đó dưới quyền phạm lỗi, đừng lên mặt, hãy xem như đó là lỗi của chính bạn, kể cả khi về bản chất thì không phải như thế. Điều bạn đang làm là tạo nên một văn hóa công ty mà ở đó, nhân viên cảm thấy thoải mái khi phạm lỗi.[1] Đây là một quan niệm rất quan trọng:
- Làm vậy cho phép nhân viên đổi mới trong làm việc để rồi, học tập hay phát triển. Những người học được từ sai lầm của họ sẽ phát triển thêm, trở thành những nhân viên tốt hơn; những người không phạm sai lầm ngay từ đầu thường là những người làm việc quá an toàn và chẳng bao giờ dám mạo hiểm, thử sức.
- 4Đừng giành công về mình. Hãy để nhân viên được ghi nhận vì những thành tựu mà họ đạt được. Nhờ đó, họ sẽ có thêm động lực để tiếp tục theo đuổi thành công. Quản lý giỏi cũng giống như một nhạc trưởng: việc của họ là điều phối sao cho âm nào cũng đặc sắc hết mức có thể và đồng thời, cùng nhau cộng hưởng, tạo thành một thể thống nhất. Nhạc trưởng xuất sắc là người làm gương để lãnh đạo và không cố trở nên nổi bật.
- Điều gì xảy ra nếu bạn là kiểu quản lý "ăn cắp" ý tưởng của người khác và vờ như đó là của chính bạn? Bạn đã gửi thông điệp rằng bạn chỉ quan tâm đến hình ảnh của bản thân và tàn nhẫn đến mức có thể hy sinh người khác để tiến lên phía trước. Đó chẳng phải là một hình ảnh tốt đẹp và hiển nhiên, nó sẽ không thể thúc đẩy, động viên những người dưới quyền nỗ lực hơn trong công việc.
- Có thể bạn đang nghĩ: nhận trách nhiệm cho lỗi lầm của người khác và không kể công với những gì nhân viên làm, vậy còn lại gì cho tôi? Nếu làm việc tốt và quản lý có hiệu quả, bạn không cần phải lo lắng về việc đánh bóng tên tuổi của bạn. Mọi người sẽ nhận ra những gì bạn làm. Quan trọng hơn, họ sẽ ấn tượng với việc bạn tạo động lực cho nhân viên của mình, biết cách để trở nên khiêm nhường và không cản đường người khác. Khi nỗ lực làm việc, bạn sẽ nhận được phần thưởng xứng đáng.
- 5Ghi nhận sai lầm của bản thân. Khi mọi việc diễn ra không như kỳ vọng, hãy thừa nhận những điều mà bạn đã có thể làm khác đi và nói rõ điều đó với nhân viên của bạn. Từ đó cho họ thấy bạn cũng phạm sai lầm và cách để đối phó với sai lầm của chính mình là gì.
- Trong nhiều trường hợp, bạn có thể làm đúng điều gì là nhờ vào sai lầm trong quá khứ. Những lúc như vậy, hãy nói rõ với nhân viên của bạn. Chẳng hạn như: "Tôi biết nhấn ở đây là vì đã gặp chuyện này khi mới vào nghề. Tôi đã phạm sai lầm khi nhấn nút xanh. Lúc đó tôi đã nghĩ: 'Nó sẽ tắt hệ thống và giải quyết vấn đề' và rồi nhận ra – một cách cay đắng – rằng nó sẽ khiến vấn đề trở nên còn tồi tệ hơn!"
Phần4Trao đổi hiệu quả
Phần4
- 1Hãy cởi mở. Luôn nhắc để mọi người nhớ rằng bất cứ lúc nào họ có câu hỏi hay lo lắng, bạn cũng sẽ ở đó, sẵn sàng lắng nghe. Duy trì kênh trao đổi mở sẽ giúp bạn nhận biết vấn đề một cách mau lẹ và nhờ đó, giải quyết chúng nhanh nhất có thể.
- Đừng trở thành một trong những quản lý dù không cố ý lại khiến nhân viên cảm thấy như đang làm phiền bạn mỗi khi nêu câu hỏi hay lo ngại. Thay vì coi đó là vấn đề cần giải quyết, hãy xem nó là cơ hội để cho nhân viên thấy bạn muốn tổ chức này trở thành một nơi thỏa đáng để làm việc đến mức nào.
- Đừng bao giờ đánh giá thấp hay bỏ qua lo lắng của nhân viên. Hãy luôn đảm bảo rằng bạn đã trả lời câu hỏi của họ một cách trọn vẹn.
- 2Quan tâm đến nhân viên của bạn. Đừng để mọi tương tác với nhân viên chỉ mang tính công việc đơn thuần. Hãy hỏi thăm sức khỏe, trò chuyện về chính bạn và thiết lập mối quan hệ cá nhân cùng họ.
- Hiểu đời sống cá nhân bên ngoài văn phòng của nhân viên có thể sẽ giúp bạn nhận biết thời điểm họ cần được chiếu cố hơn, chẳng hạn như khi họ cần nghỉ phép đột ngột vì tang sự trong gia đình. Nếu bạn có thể hỗ trợ những biến động trong đời sống cá nhân của nhân viên, họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn trong việc trung thành với bạn.
- Nhận biết điểm giới hạn. Đừng đi quá giới hạn, hỏi những vấn đề quá riêng tư, chẳng hạn như tôn giáo, chính trị hay quan hệ cá nhân. Bạn có thể duy trì mối quan hệ thân thiết mà không can thiệp.
- 3Đừng kết hợp phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực. Giả sử như bạn đang đưa ra phản hồi trong một buổi đánh giá kết quả làm việc của nhân viên. Bạn bắt đầu với việc nói rằng họ là một cộng sự tuyệt vời và liệt kê thêm một hay hai điểm mạnh khác của họ. Rồi sau đó, bạn bắt đầu đi sâu vào từng điểm chưa đạt: "doanh số quý này giảm", "doanh thu trượt dốc", v.v. Theo bạn điều gì để lại ấn tượng mạnh hơn cho người nghe, tích cực hay tiêu cực?
- Khi trộn lẫn phản hồi tích cực với phản hồi tiêu cực, cả hai đều chịu ảnh hưởng. Phản hồi tích cực bị lu mờ bởi phản hồi tiêu cực và phản hồi tiêu cực không phát huy được khả năng tác động tiềm tàng của nó. Dĩ nhiên trong nhiều tình huống có thể bạn sẽ muốn trao đổi theo cách này nhưng nhìn chung, làm vậy, tính hiệu quả trong trao đổi sẽ bị giảm.
- Khi tách biệt phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực, phản hồi tích cực sẽ trở nên càng nổi bật hơn và phản hồi tiêu cực thể hiện được tính cấp thiết cao hơn.
- 4Lắng nghe. Lắng nghe những gì nhân viên và đồng nghiệp muốn nói. Không phải lúc nào bạn cũng phải là người lèo lái cuộc họp, làm chủ sân khấu và không để bất kỳ ai khác tham gia. Hãy luôn thật sự nỗ lực lắng nghe và đặc biệt cẩn trọng trong những tình huống dưới đây:
- Khi nhân viên tích cực chia sẻ ý kiến. Đừng xen ngang và cất lời chỉ để đảm bảo rằng mình có tham gia vào đó. Điều này có thể biến việc chia sẻ ý kiến thành sự kìm kẹp đầy kiểm soát.
- Khi cảm xúc trở nên hỗn loạn. Hãy để mọi người nói lên cảm xúc của mình trong một môi trường an toàn, có kiểm soát. Cảm xúc bị kìm kẹp có thể biến thành niềm oán hận, ăn mòn mối quan hệ nghề nghiệp của bạn. Tương tự, cảm xúc không được giải quyết một cách thỏa đáng có thể khiến chúng ta không thể thảo luận một cách sáng suốt – nhân tố then chốt trong môi trường làm việc của bạn.
- Khi nhóm đang thiết lập các mối quan hệ hay thảo luận. Hãy lắng nghe một cách cởi mở khi nhân viên của bạn xây dựng các mối quan hệ và trở nên sáng tạo.
- 5Làm rõ điều mà bạn nghe được. Người quản lý tốt không chỉ cố gắng để thể hiện mình một cách rõ ràng hơn mà còn nỗ lực hiểu điều những người xung quanh muốn nói. Bạn có thể làm điều đó bằng cách nhắc lại điều họ vừa nói như một phần trong cuộc trò chuyện. Hãy sử dụng kỹ thuật này khi không hoàn toàn chắc chắn về điều họ nói.
- Thay vì hỏi đồng nghiệp: "Xin lỗi, anh có thể lặp lại điều vừa nói được không? Tôi không chắc là mình đã hiểu", hãy nói điều tương tự như: "Vậy anh vừa nói là chúng ta có thể tăng năng suất thông qua việc đưa ra những biện pháp động viên có ý nghĩa. Cụ thể thì đó có thể là gì?"
- 6Đặt câu hỏi. Câu hỏi thông minh cho thấy bạn có thể bắt kịp cuộc trò chuyện và làm rõ khi cần. Đừng ngại đặt câu hỏi vì sợ rằng mình sẽ có vẻ "ngu ngốc". Những nhà quản lý hiệu quả quan tâm đến việc hiểu điều gì là quan trọng và không bận tâm đến việc làm thế nào để có thể đạt được điều đó. Bạn cũng nên biết rằng trong nhiều trường hợp, người khác cũng có thắc mắc nhưng không hỏi. Nếu hỏi thay họ, bạn có thể giữ vai trò như một hỗ trợ viên và giúp cả nhóm tham gia vào cuộc thảo luận. Đó là biểu hiện thật sự của một nhà quản lý.
Lời khuyên
- Hãy tốt với đội của bạn. Không có họ, bạn sẽ chẳng thể thành công.
- Đừng quát tháo cả phòng vì lỗi lầm của một người. Ví dụ, bạn nhận thấy Hạnh thường đi làm trễ. Thay vì gửi email cảnh báo, nhắc nhở tất cả mọi người đi làm đúng giờ, hãy trao đổi riêng với Hạnh.
- Tránh yêu cầu nhân viên làm thêm giờ. Hãy tôn trọng thời gian cũng như những trách nhiệm cá nhân của họ và rồi họ sẽ đền đáp bằng cách đem lại những kết quả làm việc xuất sắc cho quản lý và tổ chức.
- Mừng thành công cùng đội, dù đó chỉ là cái đập vai khích lệ, mời họ đi ăn trưa hay cho phép họ được nghỉ buổi chiều.
- Trước khi sử dụng những biện pháp quyết liệt như hủy hợp đồng, hãy xem xét việc thuyên chuyển nhân viên sang phòng khác. Có thể họ sẽ thành công trong môi trường mới.
- Đừng bao giờ công khai khiển trách nhân viên, dù cho họ xứng đáng với điều đó đến thế nào đi nữa.
- Nếu việc kết thúc hợp đồng là hoàn toàn cần thiết, đừng tự động nói không tốt về nhân viên của bạn. Có thể chỉ đơn giản là công việc đó không phù hợp với họ. Hãy nhấn mạnh ưu điểm và kỹ năng mà họ có.
- Can thiệp ngay khi có mâu thuẫn giữa các nhân viên. Đừng phớt lờ vấn đề hay gợi ý họ tự giải quyết với nhau. Trong tình huống này, nhân viên thường cảm thấy bị mắc kẹt và bất lực, đặc biệt là khi người kia có cấp bậc hoặc thâm niên cao hơn. Hãy thu xếp gặp mặt riêng từng người và rồi tổ chức một buổi trao đổi chung. Nhờ đến người hòa giải nếu cần thiết. Thay vì lời than phiền chung chung, hãy giải quyết những vấn đề cụ thể. "Tôi bực bội vì đã giúp đỡ Mạnh khi cậu ấy bị chậm tiến độ nhưng cậu ấy lại chẳng bao giờ làm vậy với tôi" là một vấn đề cụ thể. "Tôi không thích thái độ của Mạnh" là một lời than phiền chung chung.
- Trở thành một người quản lý tốt không có nghĩa là trở thành người cả nể. Nếu một nhân viên không ngừng vượt quá giới hạn hoặc không thể đáp ứng được kỳ vọng, hãy phản hồi theo kiểu “bánh mì kẹp thịt” hay trao đổi bất bạo động nhằm chấn chỉnh tình hình. Nếu thất bại, hãy cân nhắc sa thải họ.
- Những ngày mưa bão sẽ ảnh hưởng đến nhân viên có con nhỏ. Nhà trẻ hoặc trường học có thể sẽ đóng cửa. Bạn có nên cho phép nhân viên mang con đến nơi làm việc trong những ngày này? Hãy kiểm tra với phòng Nhân sự bởi có thể sẽ có vấn đề về an toàn hoặc bảo hiểm. Việc tôn trọng thời gian và đời sống riêng tư của nhân viên là vô cùng quan trọng.